Syndic de copropriété : quelles sont ses missions et obligations

Avantim Aquitaine accompagne depuis de nombreuses années les copropriétaires et les conseils syndicaux dans la gestion et l’administration de leurs espaces communs.

POURQUOI FAIRE APPEL À UN SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ PROFESSIONNEL ?

Le rôle et les missions d’un syndic de copropriété sont très règlementés. La Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis indique notamment « les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical. » Le syndic ainsi désigné en Assemblée Générale (AG) peut prendre plusieurs formes possibles :

un syndic coopératif, à noter dans ce cas que la constitution d'un conseil syndical est obligatoire,
un syndic non professionnel assuré par un copropriétaire d'un ou plusieurs lots dans la copropriété à gérer,
un syndic professionnel représenté par une société de syndic ou un agent immobilier indépendant.

La solution de syndic professionnel est la plus courante s’agissant d’un tiers ne présentant aucun intérêt personnel dans l’immeuble. Le syndic coopératif s’applique surtout aux très petites copropriétés, habitées par des propriétaires occupants.

PRÉREQUIS ADMINISTRATIFS : BON A SAVOIR

Comment reconnaitre un syndic de copropriété professionnel ? Vous êtes parfaitement en droit de demander à votre syndic son numéro de carte professionnelle délivrée par la CCI dont il dépend. Cette carte mention « Syndic » habilite le professionnel à vous proposer ses services pour gérer et administrer les parties communes de votre copropriété. Celui-ci doit également être titulaire :

d’une garantie financière permettant le remboursement des fonds versés si le syndic venait à faire faillite,
et d’un contrat d’assurance de responsabilité civile professionnelle en cours de validité.

Une recherche dans le fichier des professionnels de l’immobilier vous permettra de vérifier ces prérequis.

Demande de rendez-vous

1. Les missions d’un syndic au regard de la loi

Exécuter ou faire exécuter les dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
Administrer l'immeuble, pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien ;
Proposer un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre.
Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice ainsi que pour la publication de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes ;
Assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires ;
Établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble ;
Réaliser les démarches relatives à l'immatriculation du syndicat de copropriétaires ;
Assurer l'information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale ;
Proposer (dans le cas d’un syndic professionnel) un accès en ligne sécurisé aux documents de gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire en assemblée générale) ;
Assurer la gestion comptable et financière du syndicat (budget prévisionnel, tenue de comptes, comptabilité séparée, ouverture d’un compte bancaire dédié…) et une délégation de pouvoirs à durée déterminée…

Pour plus d’informations, vous pouvez également consulter l’article rédigé à ce sujet dans nos conseils immobiliers.

3 DOMAINES DE COMPÉTENCES POUR UNE PARFAITE GESTION DE VOTRE COPROPRIÉTÉ

Le syndic de copropriété est une activité à part entière, qui, pour être bien exercée, nécessite la collaboration parfaite de 3 domaines de compétences : technique, juridique et comptable.

C’est en ce sens que les copropriétés confiées à Avantim Aquitaine sont gérées par un trinôme composé d’un(e) gestionnaire, d’un(e) assistant(e) et d’un(e) comptable. Le gestionnaire, contact privilégié du conseil syndical, sera celui ou celle qui se déplace sur site, rédige les rapports de visites, anime les AG et coordonne l’ensemble des actions à mener sur la copropriété. L’assistant(e) transmet les ordres de services aux entreprises, il (ou elle) reçoit les appels des copropriétaires ou des locataires, assure un lien permanent avec le gestionnaire pour traiter les demandes, convoque et organise les AG, diffuse le PV… Le comptable, lui, pilote toute la gestion financière du syndicat, il édite les état, met les comptes et budgets à jour, appelle les fonds, effectue les règlements...

2. Les missions complémentaires d’un syndic devenues des indispensables

Le syndic de copropriété est généralement le contact privilégié des (co)propriétaires ou (co)locataires occupants l’immeuble. Ce sont eux qui constatent, signalent tous dysfonctionnements provenant des parties communes et demandent réparation. En effet, le syndic a non seulement à charge d’entretenir mais aussi de réagir face aux urgences avec la mise en place rapide de mesures conservatoires si nécessaire. Les demandeurs attendent du gestionnaire de la copropriété qu’il identifie l’origine des pannes / dégâts et planifie les travaux de réparation. Ce n’est pas si simple, le syndic veille au respect d’un budget prévisionnel voté annuellement en Assemblée Générale…

S’il s’agit de parties communes sur une construction de moins de 10 ans, une garantie constructeur peut être sollicitée. Dans ce cas, le syndic déclare le sinistre, assiste aux mesures d’expertise et s’assure du suivi du dossier auprès de l’assureur et des différentes parties concernées jusqu’au règlement des travaux...

BENEFICIEZ D’UN SERVICE SINISTRE CHEZ AVANTIM

Avantim Aquitaine a fait le choix pour ces prestations particulières de créer un service « sinistre » qui connait parfaitement les démarches à entreprendre et les délais légaux d’instruction de ce type de dossier. Pour les immeubles plus anciens ou des travaux non couverts par les garanties du constructeur, ils sont entrepris selon les conditions d’approbation définie en assemblée générale ou feront l’objet d’une prochaine assemblée générale si ceux-ci représentent un montant supérieur au budget prévisionnel.

Autres prestations complémentaires :

réunions ou visites supplémentaires,
gestion de litiges et contentieux,
frais de recouvrement,
modification du règlement de copropriété,
publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété,
mutations…

Toutes ces missions ne sont généralement pas comprises dans votre contrat de syndic, elles peuvent engendrer des frais supplémentaires dont les tarifications doivent vous être communiquées.

3. Dénoncer ou nommer un nouveau contrat de syndic

L’ancien ou le nouveau syndic de la copropriété sont mandatés au moment de l’Assemblée Générale annuelle. C’est avec le vote à la majorité des copropriétaires que le syndic est nommé ou reconduit.

Les contrats de syndic Avantim Aqutaine sont proposés pour une durée de 3 ans, sans renouvellement par tacite reconduction. 3 ans, c’est la durée minimum requise pour juger de l’expertise d’un syndic qui peut être amené à récupérer une copropriété en mauvais état, mal construite, ou avec un budget inadapté… Nous ne reculons devant aucun défi et sommes prêts à relever ceux de votre copropriété en toute transparence.

LE SYNDIC DOIT METTRE DES OUTILS ET DOCUMENTS À VOTRE DISPOSITION

Un syndic professionnel a l’obligation de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale). Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans cet espace sécurisé.

LES DOCUMENTS RELATIFS À LA GESTION DE L'IMMEUBLE ACCESSIBLES À L'ENSEMBLE DES COPROPRIÉTAIRES

1° Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
3° Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.

LES DOCUMENTS RELATIFS AU LOT D'UN COPROPRIÉTAIRE, MIS À SA SEULE DISPOSITION

1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
4° Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire par le syndic sur les 3 dernières années (à compter du 1er juillet 2020).

LES DOCUMENTS RELATIFS À LA GESTION DE L'IMMEUBLE ACCESSIBLES AUX SEULS MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL

1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
3° Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
4° La liste de tous les copropriétaires établis par le syndic ;
5° La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.